I dette dokumentet beskrives en del praktiske rutiner for økonomi og økonomioppfølging i prosjekter. For overordnet regelverk i SI, henvises det til Kvalitetssystemet på Intranett.
Tildeling av midler
SIs fastsatte stipendsatser benyttes både ved intern og ekstern finansiering av prosjekter. Der det er tildelt generelle driftsmidler er det opp til forsker, sammen med prosjektleder/veileder, å benytte disse til dekning av diverse utgifter i forbindelse med prosjektet, som programvare, reise, konferanser m.v. Alle utgifter må dokumenteres. Større innkjøp, som pc, må avklares med forskningsavdelingen på forhånd.
Opprettelse av driftsprosjektnummer
Alle forskningsprosjekter som mottar intern eller ekstern finansiering, blir tildelt et driftsprosjektnummer, som identifiserer prosjektet i SIs ulike administrative systemer. Alle utgifter i prosjektet (både lønn og driftsutgifter) skal føres på driftsprosjektet.
Månedlig regnskapsrapport
Det er viktig at forsker og prosjektleder holder oversikt over økonomien i prosjektet. Forskningsavdelingen sender ut månedlig regnskapsrapport til prosjektene. Forsker og prosjektleder må sjekke rapporten for sitt prosjekt og snarest melde fra om evt feilføringer.
Delegering av økonomisk fullmakt
Forskningssjef har lederansvar for hele ansvar 0303 - forskningsavdelingen. Attestasjons- og anvisningsansvar i de enkelte prosjekter må derfor delegeres av forskningssjefen. Forsker (og evt. medarbeidere) blir delegert attestasjonsansvar. Dette innebærer et ansvar for å kontrollere at regninger og fakturaer er i samsvar med en kjøpt/bestilt vare/tjeneste. Noen av prosjektlederne i SI har delegert anvisningsansvar. For øvrige prosjekter er det forskningssjef/rådgiver som har anvisningsansvar. Anvisningsansvaret innebærer å kontrollere attesterte regninger/fakturaer og videresende for betaling. Det er utarbeidet skjema for delegering av økonomisk fullmakt, som må fylles ut, signeres og sendes i original til forskningsavdelingen, som signerer og sender til videre intern registrering og lagring.
Innkjøp
Alle innkjøp av varer skal skje gjennom foretakets elektroniske bestillingsverktøy. Da vil leveringsadresse, kontering, bestillerens navn osv. automatisk komme fram på bestillingsordren. Kjøp/bestilling av litteratur foretas av Bibliotektjenesten. Bestilling av datautstyr gjøres ved henvendelse på eget skjema til Avdeling for IKT.
Faktura
Det elektroniske regnskapssystemet BasWare benyttes for attestasjon og anvisning av fakturaer. Fakturaen konteres og attesteres av forsker og anvises deretter av prosjektleder (når denne har anvisningsansvar) eller rådgiver i forskningsavdelingen.
Reiseregninger
Forskeren registrerer reiseregninger i personalportalen. Som regel er det greit å benytte forenklet skjema. Det er viktig at ansvar 0303 påføres + driftsprosjektnummeret i feltene for kontering. I feltet organisasjonsenhet, skrives 110303. Når man så skal sende skjemaet til godkjenning, kommer forskningssjefen opp som et valg, klikk på lenke for bilde.
Krever reisen ikke bilag, sendes reiseregningen kun elektronisk. Hvis det er bilag til (f.eks billetter), må forsker ta utskrift av skjemaet etter å ha sendt det til godkjenning, signere, legge ved originalbilag og sende dette til Sykehuspartner. Dersom prosjektleder ønsker å se bilagene, sender forsker utskrift med bilag til prosjektleder, som så sender skjemaet videre til Sykehuspartner. Men når det er snakk om kurante reiser, vil det neppe være nødvendig at den som anviser ser på utskrift og bilag.
For de prosjektene der prosjektleder har anvisningsansvar, er det lagt til rette for at prosjektleder godkjenner skjemaer i personalportalen. Måten dette er gjort på, er at alle med anvisningsansvar på 0303 har tilgang til forskningssjefens innboks.
Når en forsker har registrert et skjema og sendt dette til godkjenning til forskningssjefens innboks, går det e-postmelding til alle som har anvisningsansvar på 0303. Prosjektleder som har anvisningsansvar for det aktuelle prosjektet, må da åpne skjemaet fra forskningssjefens innboks, kontrollere det og sende det inn til Sykehuspartner for utbetaling. Siden e-postmelding går til alle, kan det være greit om forsker gir beskjed til sin prosjektleder når et skjema er sendt inn, slik at ingen skjemaer blir liggende i personalportalen.
Refusjon av utlegg
Ved refusjon av utlegg, som ikke er i forbindelse med reise, benyttes refusjonsskjema utlegg ansatt. Originalkvittering vedlegges.