En «sånn» avdeling

Administrerende direktørs siste hospitering i oktober er kortreist. Til en avdeling med ti ansatte, tilstedeværelse i hele Mjøsregionen og avdelingssjef i Brumunddal.

Innkjøpsavdelingen har samlet sine rådgivere og invitert administrerende direktør til å være med på avdelingsmøte.  

Men om hospiteringen denne gangen foregår sittende og energien brukes til å forstå, mer enn å utføre, så er det tydelig at dette er en avdeling med et høyt aktivitetsnivå.

En milliard kroner går i år gjennom Sykehuset Innlandets innkjøpssystem iProcurement (ERP).  

Høy kompleksitet

Det er også en avdeling som opererer i et landskap med høy kompleksitet. For innkjøp er mer enn varebestilling, kontrakter og rammeavtaler. Det er en del av sykehusdriften.

Sykehuset Innlandet har 1 200 avtaler, som forvaltes og følges opp av innkjøpsavdelingen i samarbeid med fagavdelingene. I tillegg kommer et femtitalls investeringsprosjekter, hovedsakelig innen medisinsk-teknisk utstyr og bygg.

Innkjøpsrådgiverne tyr raskt til eksempler. Når det skal anskaffes radiologisk forbruksmateriell, er 8 771 avtaleartikler fordelt på 127 delkontrakter, hvorav en rekke parallelle rammeavtaler har prioritet.

– Før i tiden så vi noen ganger at sykehusene fylte opp trappegangene med engangsutstyr for å bruke opp innkjøpsbudsjettene på slutten av året, minnes det rundt bordet.

I dag er innkjøpene mer systematisert. Det trengs noen til å navigere gjennom lovverk, byråkrati, dokumentasjonskrav, internasjonale markeder, faglige utviklingstrekk og produktutvikling for å få engangshanskene på bordet.

Fagorganisering

Diskusjonen kommer tidlig inn på endringer. I dag har flere av innkjøpsrådgiverne både kategoriansvar for noen varekategorier for hele helseforetaket og et geografisk ansvar, med tilhørighet på ett av sykehusene.

– Vi ser fram til fagorganiseringen med spenning, sier avdelingssjef Karl Løkken. Fra nyttår vil avdelingens ansvarsområder tilpasses i tråd med den nye organisasjonsmodellen.

Langsiktig

Innkjøp blir også mer langsiktige. Strategier for innkjøp, teknisk infrastruktur og varelogistikk er sentrale elementer i planleggingen av den nye sykehusstrukturen. Vurderingene om hvilket utstyr som kan flyttes fra dagens sykehus og hvilket utstyr som må kjøpes nytt i Mjøssykehuset, er allerede i gang.

– Dere må hjelpe oss å være strenge, sier Alice Beathe med et smil.

Ferske erfaringer fra flyttingen til det nye sykehuset i Drammen viser det tydelig. Utstyr henger sammen med byggets infrastruktur og arbeidsflyt. Ei sykehusseng som kjøpes inn på Gjøvik i morgen skal kunne trille inn i Mjøssykehuset om sju-åtte år.

– Vi må sørge for at alle de sengene vi kjøper i årene som kommer, passer inn i den vaskemaskinen vi skal ha på Mjøssykehuset, sier hospitanten.

Og det er nettopp dette det handler om. Innkjøp kan være strategi, med store besparelser for de som tenker langsiktig.

Rådgivere

81 prosent av alle bestillingene i Sykehuset Innlandet kjøpes på avtale. Det er den nest høyeste andelen blant alle helseforetakene i Helse Sør-Øst. Det er et tegn på gode rutiner.  

– I hvilken grad brukes dere som veiledere for leger, sykepleiere, laboratorier og andre som kjøper mye utstyr, spør Alice Beathe.

– Mange er flinke til å spørre. Vi driver også oppsøkende virksomhet og går i direkte dialog med de som bestiller mye utstyr. Det er det mange som setter pris på, forteller innkjøpsrådgiver Kristine Haugen.

Det nikkes rundt bordet. De ti innkjøpsrådgiverne følger opp rundt 1 200 interne anmodere, som hvert år gjør 120 000 bestillinger, hvorav de største kategoriene er operasjon/kirurgi, bildediagnostikk og lab.

Gjenbruk og delingsøkonomi

Innkjøpsområdet beveger seg også i takt med samfunnsendringer. Oppmerksomheten om kasting av engangsutstyr er økende, og avdelingen ser flere eksempler på at engangsutstyr erstattes av flergangsutstyr. Plast blir til søppel. Samtidig viste pandemien hvor fort ting kan snu. Innkjøp kan definitivt haste.

Foretakets bilpark er også på innkjøpsavdelingens bord. En tjenestebil som står i ro flere dager i uka, kan være dårlig økonomi. Nye systemer og ny teknologi gir muligheter til å optimalisere.  

– Den største besparelsen er å få ned antall biler. Det kan være mye å spare på å leie etter behov framfor å eie, eller å gjøre det enklere for ulike ansatte å dele, sier avdelingssjefen.

De som sørger for

Så ble det en allsidig hospitering denne gangen også. Dialog rundt et bord kan noen ganger gi perspektiver på en snor.  

Og slik er det med en avdeling vi fort merker, hvis de ikke er der. Som sørger for at driften fungerer. En sånn avdeling.